El notariado mexicano ante los retos de la actualidad

marzo 22, 2021 Desactivado Por La Opinión de

“Es la una de la tarde, necesito sacarle copia al apéndice de las escrituras
e imprimir varios juegos, llegar antes de las dos de la tarde al
Registro Público de la Propiedad para poder registrarlas el día de hoy,
toneladas de hojas desperdiciadas a mi parecer, si fuera digital todo,
las cosas serían más fáciles.”
– Cualquier abogado, pasante, o gestor en Notaría en México.

El notariado es una institución que lleva muchos años y en nuestro país aproximadamente desde la época precolonial. El notariado y la fe pública nacieron por necesidades sociales y producto del avance de las polis y, hasta la fecha, la institución del notario no ha perdido fuerza, sigue siendo un elemento importante de la estructura jurídica del Estado Mexicano.

En los últimos años se ha visto un gran avance en la modernización de la práctica notarial mexicana, de iniciar redactando contratos y actos jurídicos a ser el encargado de escuchar, interpretar, aconsejar, preparar, redactar, certificar, autorizar, conservar y reproducir los actos u hechos jurídicos de la gente.

Hemos pasado de escribir en paredes para dar fe de hechos a sucesos de la historia a constituir empresas, firmar digitalmente denominaciones sociales, verificar la vigencia de un poder de manera virtual, constituir condominios y más.

Hoy en día existen muchas nuevas tecnologías de la información y la comunicación, así como herramientas que han modernizado la función del notariado, agilizado los tramites de la práctica notarial, además de ayudar a que exista una mejor coordinación entre notarías y gobiernos federal, estatales y municipales. Lo anterior gracias a las reformas que se han llevado a cabo en los diversos ordenamientos legales relativos a la función notarial y las leyes de los ordenamientos notariales en cada entidad.

Podemos mencionar algunas herramientas de reciente creación como la Inscripción al Registro Federal de Contribuyentes a través de Fedatario Público, el Sistema Integral de Gestión Registral (SIGER), los avisos de poderes y testamentos a través de plataformas digitales, el uso de Firmas Electrónicas para ciertos instrumentos o actos jurídicos, la certificación de documentos de manera electrónica en casos muy específicos.

Hay estados, como Puebla, que cuentan ya con protocolos electrónicos, como se señala en el artículo sesenta y cuatro de la ley del notariado del Estado de Puebla:

ARTÍCULO 64.- PROTOCOLO ELECTRÓNICO. – Es el conjunto de documentos y archivos electrónicos en que constan los hechos y actos autorizados por el Notario por ese medio, así como sus apéndices y actas de apertura y cierre. Los instrumentos públicos redactados o impresos en soporte electrónico, conservarán ese carácter, siempre que contengan la Firma Electrónica Avanzada y Sello Electrónico necesariamente integrada con impresión digital del Notario y, en su caso, de los otorgantes, obtenidas éstas de conformidad con la Ley de Medios Electrónicos del Estado de Puebla y demás normatividad aplicable.[1]

Como podemos observar, en dicho ordenamiento existen conceptos como firma electrónica y la actuación del notario en hechos o actos autorizados por el mismo en electrónico, también se señala el sello electrónico, todos esos elementos han modernizado la práctica notarial en el Estado de Puebla.

Otro ejemplo serían las copias certificadas electrónicas que señala la Ley del Notariado para la Ciudad de México:

Artículo 158. Copia certificada electrónica es la reproducción total o parcial de una escritura o acta, así como de sus respectivos documentos del apéndice, o sólo de éstos o de alguno de estos, que el Notario expide únicamente en soporte electrónico y que autoriza mediante la utilización de su firma electrónica Notarial. La copia certificada electrónica que el Notario autorice será un documento Notarial válido jurídicamente y se considerará con valor equivalente a los testimonios previstos en esta Ley para efectos de inscripción en las instituciones registrales y cualquier otro efecto previsto en el Artículo 160 de esta Ley.[2]

Sin embargo, dichas copias certificadas electrónicas en la Ciudad de México están limitadas a ciertos actos en particular y, fuera de eso, no tendrán mayor validez, pero lo importante de esto es que ya existe un instrumento electrónico en donde el notario puede firmar digitalmente.

A pesar de lo anterior, puedo asegurar que hoy en día existen muchos notarios que no conocen dichos sistemas, servicios o herramientas, otros que no tienen acceso a ello por cuestiones económicas, en algunos casos, o bien, se niegan rotundamente a utilizarlas, por la desconfianza a las nuevas tecnologías.

Con la reciente llegada del COVID-19 al país, la forma de trabajar, no sólo de los notarios, sino de profesionistas en todo el país, se vio totalmente modificada, y ante la incertidumbre de cuándo íbamos a regresar a la “normalidad”, las oficinas gubernamentales, los despachos, las notarías, los negocios y en general la población, se dieron cuenta de que las actividades no pueden detenerse, la economía depende de ello, y en el caso específico del notariado se dio cuenta de la necesidad de seguir trabajando, tomando el menor riesgo posible, y esto a través de las tecnologías de la información.

En muchas entidades, los tramites gubernamentales empezaron a ser de manera virtual, las reuniones vía Zoom con los clientes y, muchas veces, de manera más rápida que cuando se hacía presencialmente; la gente se dio cuenta de que no es necesario estar todo el tiempo en la oficina para poder realizar el trabajo.

Básicamente nos dimos cuenta de que podemos llevar a cabo los mismos trámites que hemos estado haciendo por años desde una computadora, ahorrando recursos y, sobre todo, tiempo.

En lo personal, ante la llegada de la pandemia en la Notaría Pública en la que trabajo me forcé, debido a la necesidad de seguir trabajando, a encontrar alternativas para los clientes y en la búsqueda encontré diversas herramientas e información acerca de firma electrónica, actuación notarial digital y demás.

La que más me sorprendió fue una que me recomendó un cliente, que consistía en la firma en tiempo real a través de una plataforma digital, que grababa el momento de realizar la firma para un contrato privado de promesa de compraventa, herramienta que no hubiera encontrado si el contexto en el que nos encontramos no hubiere llegado.

La actuación notarial es compleja, la asesoría de un notario es vital para asegurar el patrimonio y la economía de los clientes, prevenir controversias futuras y sobre todo garantizar la legalidad de un sinfín de instrumentos jurídicos; por ello es indispensable que los notarios y abogados estén bien preparados para poder redactar con éxito el instrumento jurídico, para que sea eficaz y útil.

Menciono lo anterior debido a que, una vez hecho el instrumento jurídico, los pasos a seguir son claros y precisos, no cabe a interpretaciones y, por lo tanto, es posible sistematizar cada uno de los procesos siguientes a la firma de cualquier instrumento jurídico; hemos visto en estos días que se pueden solicitar documentos vía electrónica y que es posible cerrar escrituras sin la necesidad de acudir presencialmente a realizar dichos trámites.

Existen herramientas que ponen en riesgo o podría decirse que desplazarían la actividad de los abogados o notarios, plataformas virtuales que redactan contratos, o te realizan ciertos instrumentos sin la necesidad de un perito en la materia, sin embargo, ese es otro tema con mucho potencial para profundizar que no tocaré en este escrito.

Sin duda uno de los mayores problemas en el país es que nuestras legislaciones no han sido modificadas del todo, aún existen muchos elementos que deben incluirse en los códigos o bien uniformarlos, para que de esta forma, desde Tijuana a Quintana Roo la actuación notarial sea la misma; asimismo, existe miedo ante la tecnología, mucha gente se siente más confiada teniendo un papel, que tendiendo un archivo digital, que en valor jurídico podrían ser iguales, pero al tener algo tangible les otorga mayor seguridad, por lo que otro de nuestros retos es lograr la confianza en estos sistemas.

La actuación notarial es indispensable en nuestra sociedad, pudimos verlo en la pandemia al considerar a las notarías como actividades esenciales, todavía faltan por venir muchos retos, muchos avances y problemas a los que el notariado podría enfrentarse, pero al mismo tiempo muchas áreas de oportunidad para mejorar esta institución.

Como jóvenes abogados y abogadas, tenemos la oportunidad de reinventar las prácticas jurídicas, modernizarlas y proponer nuevas ideas, el derecho es un ente en constante cambio, se adapta a la realidad social y a las exigencias de cada época, y poco a poco iremos cambiando la forma en que se práctica el derecho en nuestro país.

Creo firmemente que una de las mejores formas para mejorar la práctica del notariado sería que entre notarios/notarias y abogados/abogadas de notaría existieran reuniones virtuales o presenciales, que sean exclusivamente para compartir experiencias, formas de trabajar y conocimiento en general.

Finalmente considero que los colegios de notarios de cada entidad tienen un papel muy importante dentro del proceso de modernización del notariado y nosotros como abogados/abogadas debemos redoblar esfuerzos, para seguir creciendo y modernizando la institución notarial en nuestro país.

Edgar Alberto Ordoñez Guerra
Twitter: @edgar_ordonez